Transparenzerklärung

Transparenzerklärung für unsere Kunden (m/w/d)

Grund

Informationen

Betroffene

Diese Datenschutzerklärung richtet sich an alle Personen, die Kundenverträge mit dem Verantwortlichen (siehe unten) abschließen, unabhängig davon, ob diese Verträge kostenpflichtig sind oder nicht. Alle Personenbezeichnungen beziehen sich auf alle Geschlechter und die damit verbundenen Sprachformen, insbesondere divers, weiblich, männlich. Jede Personenbezeichnung ist mit dem Zusatz “(m/w/d)” zu verstehen.

Verantwortlich

Die verantwortliche Person für die hier beschriebene Verarbeitung ist: Deutscher Rentenbeitrags Service UG (haftungsbeschränkt), Schiffgraben 43, 30175 Hannover
Telefon: +49-(0)511 898 444 20
E-Mail: [email protected]

Rechte

(1) Die Betroffenen haben in Bezug auf die über sie gespeicherten Daten folgende Rechte: das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht auf Löschung von Daten, für deren Speicherung kein Grund mehr besteht, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung und das Recht auf Datenübertragbarkeit. Außerdem haben sie das Recht, sich bei der für den für die Verarbeitung Verantwortlichen zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.(2) Soweit die Verarbeitung auf der Einwilligung der betroffenen Personen beruht, können diese ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. durch eine formlose Mitteilung an einen der oben genannten Kontaktkanäle (für die Verarbeitung Verantwortlicher).

(3) Soweit die Verarbeitung auf der Erfüllung eines berechtigten Interesses, also auf Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO, beruht, können die betroffenen Personen der Verarbeitung jederzeit widersprechen; zum Beispiel durch eine formlose Mitteilung an einen der oben genannten Kontaktkanäle (Verantwortlicher). Ist der Widerspruch gerechtfertigt, wird die Verarbeitung beendet. Wenn das berechtigte Interesse in der Direktwerbung liegt, ist der Widerspruch immer gerechtfertigt.

Weitere Hinweise

(1) Eine automatisierte Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling, findet nicht statt.

(2) Eine rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung besteht nur, wenn unten auf Artikel 6 (1) Satz 1 lit. c DSGVO verwiesen wird.

Datenverarbeitung

(1) Die Anbahnung des Vertrages läuft wie folgt ab: Entweder nehmen die betroffenen Personen den Erstkontakt mit dem für die Verarbeitung Verantwortlichen auf oder umgekehrt. Dabei verarbeitet der für die Verarbeitung Verantwortliche alle Daten, die die betroffenen Personen freiwillig angeben. Das sind oft die Kontaktdaten (Name, Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Adresse). Der für die Verarbeitung Verantwortliche speichert diese Daten. Der Zweck ist die Anbahnung oder das Zustandekommen eines Vertrags. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 (1) Satz 1 lit. b DSGVO.

(2) Nach dem Vertragsabschluss erhebt der Verantwortliche die weiteren Kommunikationsdaten (IP-Adresse, Lieferung des Services, Beantwortung von Folgefragen), um den Vertrag zu erfüllen. Der Zweck ist die Erfüllung eines Vertrags. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO, Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO, wonach die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt, und Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f.

(3) Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die Kundendaten wie folgt aufbewahrt.

• Daten, die für die Besteuerung der verantwortlichen Partei relevant sind, werden in der Regel sechs Jahre lang aufbewahrt. Abweichend davon werden die Daten zehn Jahre lang aufbewahrt. Die jeweilige Frist beginnt in dem Jahr, in dem das Dokument erstellt wurde. Der Zweck ist die Erfüllung einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Die Rechtsgrundlage ist Artikel 6 (1) Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO.
• Wenn die Verarbeitung der Daten auf einer Einwilligung beruht, werden die auf der Grundlage der Einwilligung verarbeiteten Daten so lange aufbewahrt, bis die Einwilligung widerrufen wird oder der mit der Verarbeitung verbundene Zweck entfällt. Der Zweck wird in der jeweiligen Einwilligungserklärung angegeben. Die Rechtsgrundlage ist Artikel 88 DSGVO in Verbindung mit. § 26 (2) BDSG2018.
• Daten, die die Erteilung der Einwilligung belegen, werden drei Jahre lang aufbewahrt, wobei diese Frist am 31. Dezember des Kalenderjahres beginnt, in dem entweder die Einwilligung widerrufen oder die Daten aus anderen Gründen gelöscht werden. Der Zweck ist die Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung zur Aufbewahrung von Daten. Die Rechtsgrundlage ist Artikel 6 (1) Satz 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit. Artikel 7 (1) DSGVO.

(4) Zusätzlich zu Absatz 2 kann die verantwortliche Stelle Buchhaltungsdaten an eine externe Steuerberatungsgesellschaft übermitteln. Die Rechtsgrundlage ist Artikel 6 (1) Satz 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ergibt sich aus der Notwendigkeit, externe Steuerberatung/Unterstützung zu leisten. Soweit die Daten bei der Steuerberatungsgesellschaft verarbeitet werden, handelt es sich nicht um eine Auftragsverarbeitung (vgl. DSK Brief Paper 13), sondern um eine Datenübermittlung, die wiederum durch Artikel 6 (1) Satz 1 lit. f DSGVO gerechtfertigt ist. Es handelt sich also um einen Fall von sonstigem Outsourcing.

(5) Zusätzlich zu Absatz 2 übermittelt der für die Verarbeitung Verantwortliche Buchhaltungsdaten an den Anbieter der externen Buchhaltungssoftware. Die Rechtsgrundlage ist Artikel 6 (1) Satz 1 lit. f DSGVO gerechtfertigt ist. Das berechtigte Interesse ergibt sich aus der Notwendigkeit, externe, steuerrechtliche Beratung/Unterstützung zu leisten.

(6) Zusätzlich zu Absatz 2 kann der für die Verarbeitung Verantwortliche die betroffenen Personen zu Werbezwecken per E-Mail kontaktieren. Zu diesem Zweck verwendet der für die Verarbeitung Verantwortliche die folgenden Daten: Name und E-Mail Adresse. Der Zweck ist die werbliche Ansprache der betroffenen Personen, die mit der betroffenen Person in einem Vertragsverhältnis stehen. Die Rechtsgrundlage ist Artikel 6 (1) Satz 1 lit. f DSGVO, wobei sich das berechtigte Interesse aus dem oben genannten Zweck in Verbindung mit. Erwägungsgrund 47. Die betroffenen Personen werden darauf hingewiesen, dass sie dieser Verarbeitung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen können, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den allgemeinen Tarifen entstehen.
(7) Zusätzlich zu Absatz 2 übermittelt der für die Verarbeitung Verantwortliche die Daten an die von ihm zum Zweck der Vertragserfüllung ausgewählte Auskunftei.

Auftragsverarbeiter und Dritte, die Daten erhalten

Die folgenden Drittverarbeiter erhalten personenbezogene Daten:

Drittanbieter: Das Buchhaltungstool “Lexoffice” der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (Deutschland – EU) wird verwendet, das gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde.

Drittanbieter: Die Buchhaltungsdaten werden an eine externe Steuerberatungsgesellschaft übermittelt. Soweit die Daten bei der Steuerberatungsgesellschaft verarbeitet werden, handelt es sich nicht um eine Auftragsverarbeitung (vgl. DSK Brief Paper 13), sondern um eine Datenübermittlung, die wiederum durch Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO gerechtfertigt ist. Es handelt sich also um einen Fall von sonstigem Outsourcing.

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